会议策划:会议预算都包含哪些方面?

2018-08-08  来自: 上海今韦会展服务有限公司 浏览次数:212

  举办一场会议花费是不可缺少的,为了更顺畅的举办会议,通常会在会议策划时就做好相应的预算,那么通常而言,会议预算都包含哪些方面呢?

  1、演员及节目:通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

  2、杂费:是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

  3、视听设备:一般情况下,除非是在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略,如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:设备本身的租赁费用,通常按天计算、设备的运输;安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理;音源,主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理

  4、住宿费用:要注意住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一,可以找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣,而且正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关,比如说客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。


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  5、交通费用:主要包括以下几方面:

  (1)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口等交通费用。

  (2)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

  (3)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

  26、会议室/厅费用:主要包括以下几方面:

  (1) 会议场地租金

  (2) 会场布置费用:如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。

  (3) 其他支持费:这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

  (4) 会议设施租赁费用:此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求,否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。

  7、餐饮费用:会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这主要取决于会议议程需要及会议目的,其中包括:

  (1) 早餐:早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可

  (2) 中餐及晚餐:中餐及晚餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

  (3) 酒水及服务费:通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

  (4) 会场茶歇:费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

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